天水市工程咨詢中心有限公司

關(guān)于印發(fā)檔案管理制度的通知

各部（室）：

為進(jìn)一步健全規(guī)范公司檔案管理工作，全面提高公司檔案管理水平，現(xiàn)制定《天水市工程咨詢中心有限公司檔案管理制度（試行）》，經(jīng)7月4日總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議研究通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

                   天水市工程咨詢中心有限公司

           2022年7月5日

天水市工程咨詢中心有限公司

 檔案管理制度

第一章  總  則

第一條  為規(guī)范天水市工程咨詢中心有限公司的檔案管理，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。

第二條  本制度適用于公司的咨詢成果檔案和文件檔案的管理。

第三條  檔案資料包括電子版和紙質(zhì)版。

第四條  檔案管理堅(jiān)持及時(shí)、真實(shí)、齊全、清晰、手續(xù)完備、安全可靠的原則。

第二章  職  責(zé)

第五條  辦公室設(shè)置檔案室及檔案管理專員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定。調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案材料、檔案上架情況清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

1.負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

2.負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度的制訂；

3.為檔案查詢提供利用服務(wù)；

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第三章  具體要求

第六條  歸檔時(shí)間和歸檔程序

1.項(xiàng)目評(píng)估檔案應(yīng)包括委托函或合同、前置要件、初審單、專家組咨詢意見、可研文本、答復(fù)意見書、評(píng)估報(bào)告、其他往來函件等，由評(píng)估咨詢部部長審核后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同電子版檔案（電子版檔案管理員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人各存一份）同時(shí)送檔案室歸檔；

2.項(xiàng)目咨詢檔案應(yīng)包括合同、項(xiàng)目咨詢成果文件（包括規(guī)劃可研報(bào)告、工程審計(jì)報(bào)告、穩(wěn)評(píng)報(bào)告等），專家審查意見、會(huì)議資料、其他往來函件等，由相應(yīng)部室負(fù)責(zé)人審核后同電子版檔案（電子版檔案管理員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人各存一份）同時(shí)送檔案室歸檔；

3.紙質(zhì)版檔案上架歸檔前須填寫《檔案資料明細(xì)表》；

4.電子版檔案按同上順序命名打包壓縮拷貝至檔案管理員；

5.公司配備由專人保管的計(jì)算機(jī)來存儲(chǔ)電子檔案，未經(jīng)專人許可，任何人不得使用、拷貝、查閱電子檔案；

6.電子檔案存檔材料須保證與紙質(zhì)版材料一致，存檔前同紙質(zhì)版流程查看確認(rèn)后進(jìn)行存檔。

第七條  歸檔要求

1.歸檔資料必須完整、分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰。與存檔文件《檔案資料明細(xì)表》一一對(duì)應(yīng)，如有缺漏不予歸檔，特殊情況需有合理說明，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部室負(fù)責(zé)人簽字后上架歸檔。

2.電子版檔案和紙質(zhì)版檔案案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

3.各類文件為一檔一式一份。

第八條  檔案查閱、借閱規(guī)定

1.因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，須在釘釘上申請(qǐng)，按照要求填寫審批同意后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

2.復(fù)印檔案資料需填寫“釘釘”申請(qǐng)，機(jī)密檔案資料由董事長簽字同意后方可復(fù)印。

3.檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫“釘釘—檔案借閱申請(qǐng)”，寫明用意，經(jīng)同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方可外借。

4.檔案資料一般情況下僅限公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位人員查閱檔案，必須持單位介紹信或個(gè)人身份證明，經(jīng)董事長批準(zhǔn)，填寫《調(diào)閱單》后，方可查閱。

5.借出檔案應(yīng)在三日內(nèi)歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而逾期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

6.借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

7.借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

8.借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《調(diào)閱單》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

第九條  檔案的利用

1.檔案管理員編制檔案電子目錄表，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算整理，方便查閱。

2.檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)檔案工作，搞好檔案提供利用。

第十條  檔案保管期限的劃分

檔案保管期限為永久。

第十一條  檔案室管理規(guī)定

1.檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2.檔案室內(nèi)的檔案箱號(hào)要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

3.要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

4.要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

5.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其他物品。

6.下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

7.認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。

8.案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

9.每年末定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第十二條  本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。