1.檔案管理員編制檔案電子目錄表,建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫,并進行計算整理,方便查閱。
2.檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況,主動了解公司各項檔案工作,搞好檔案提供利用。
第十條 檔案保管期限的劃分
檔案保管期限為永久。
第十一條 檔案室管理規(guī)定
1.檔案室實行專人管理,非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2.檔案室內(nèi)的檔案箱號要統(tǒng)一編號。做到存放有序,查找有據(jù)。
3.要愛護檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時,要及時修補。
4.要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔,每周至少全面清掃一次。
5.檔案室內(nèi)嚴禁煙火,禁止存放與檔案無關(guān)的其他物品。
6.下班前或節(jié)假日,要認真檢查,以防事故發(fā)生。離開檔案室時,要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。
7.認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。
8.案卷歸還后,及時放回原處。
9.每年末定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查,掌握檔案保管情況,為改善管理積累資料。
第十二條 本制度由辦公室負責解釋。